Comment aménager un hall d’accueil ? Votre hall d’accueil est un lieu aussi important que les autres pièces de votre entreprise. C’est ici que vos visiteurs se feront une première impression de votre société. D’où l’intérêt de bien le soigner afin d’en faire un espace agréable et chaleureux. Dans cet article, nos experts vous conseillent pour bien aménager votre espace d’accueil en entreprise.
Qu’est ce qu’un espace d’accueil ?
L’espace d’accueil est le premier endroit de l’entreprise que vos visiteurs verront, qu’il s'agisse de clients, de patients, de prestataires ou encore de candidats. Mais ce n’est pas seulement un lieu de passage pour les visiteurs. En effet, le hall d’accueil a plus d’une seule fonction. Il a bien sûr pour premier rôle d’accueillir vos visiteurs mais cela peut également être un lieu d’attente tout comme un lieu de travail. Dans ce contexte, plusieurs aménagements sont indispensables pour en faire le hall d’accueil idéal pour votre entreprise.
L’importance de bien aménager son hall d’accueil
Vous ne savez pas forcément dans quel état d’esprit sont vos visiteurs à leur arrivée dans vos locaux. Ils sont peut-être stressés, n’ont pas trouvé facilement, ils ont fait un long trajet pour arriver, ils craignaient d’être en retard… Si, en plus de ces paramètres, ils arrivent dans un endroit sombre, peu accueillant ou bruyant, ils n’auront pas une image très positive de votre entreprise. C’est aussi le cas pour vos employés qui n’auront pas grande motivation à se rendre au travail si rien n’est fait pour rendre les lieux chaleureux. Pour toutes ces raisons, soigner l’apparence de son hall d’accueil s’avère donc important voire primordial. Il reflète votre identité, vos valeurs et aura un impact direct sur la perception de vos visiteurs sur votre entreprise.
Quel emplacement pour mon espace d’accueil ?
Cela va de soi, l’espace d’accueil doit se situer à proximité de votre porte d’entrée. Cependant, il doit être suffisamment isolé des bureaux et de la salle de réunion pour des raisons évidentes de confidentialité.
Comment aménager son hall d’accueil ?
La banque d’accueil
Comme c’est là que vos visiteurs se dirigent pour se présenter, c’est généralement la première chose que l’on voit quand on entre dans vos locaux et elle est donc située au plus près de la porte. Cette banque d’accueil a plusieurs fonctions. Elle sert à la fois à vos visiteurs pour se présenter et/ou effectuer des démarches administratives mais aussi à l’hôte ou l’hôtesse d’accueil dont c’est le poste de travail. Vous devez donc veiller à ce que ce mobilier soit adapté dans les deux cas de figure. Veillez notamment à ce qu’il soit suffisamment profond et avec des rangements à disposition pour créer un poste d’accueil pratique. Vous devez aussi penser à l’adapter à tous les visiteurs et notamment les personnes en fauteuil roulant.
Un espace d’attente confortable
Le hall d’accueil ne sert pas qu’à accueillir. Il permet aussi aux personnes de patienter pour une durée plus ou moins longue selon le contexte. Dans tous les cas, le confort est primordial. Pour cela, veillez à mettre à la disposition de vos visiteurs des sièges d’attente comme des fauteuils ou des canapés dans lesquels ils peuvent attendre confortablement. Vous pouvez aussi disposer sur une table basse des magazines ou des brochures à feuilleter mais également une fontaine à eau ou une machine à café.
La luminosité
Un hall d’accueil est bien plus agréable lorsqu’il est suffisamment lumineux. Dans l’idéal, votre espace d’accueil doit baigner dans la lumière naturelle au moyen de grandes fenêtres. Lorsque ce n’est pas possible, pensez à multiplier les sources de lumière sans pour autant qu’elle ne soit agressive. Pensez notamment à bien éclairer la banque d’accueil pour un confort visuel optimal lors du remplissage des papiers ou de l’utilisation de l’ordinateur.
Une bonne acoustique
Le hall d’accueil est un lieu de passage qui peut être bruyant et gêner les visiteurs et le travail des secrétaires. Il existe des solutions pour optimiser l’acoustique de votre hall d’accueil avec notamment des cloisons prévues à cet effet. Le lieu doit être calme et permettre de faciliter les échanges à l’accueil tout en conservant suffisamment de confidentialité.
L’affichage
Étant un lieu de rencontre et de passage entre les visiteurs et les membres de l’entreprise, c’est aussi le meilleur endroit pour communiquer. Vous pouvez donc y placer vos brochures et vos éléments de communication en évidence dans des portes documents. Pensez aussi à afficher vos consignes de sécurité.
La décoration
Rien de mieux qu’un peu de décoration pour rendre votre hall d’accueil encore plus agréable. De jolies lampes, des plantes, de beaux tableaux, du mobilier original, toutes les idées sont bonnes pour donner vie à ces espaces. Vous pouvez aussi imaginer un espace en harmonie avec votre identité visuelle avec une jolie enseigne et un hall aux couleurs de votre entreprise.
Sans oublier quelques points essentiels :
Une signalétique efficace
Il est important pour vos visiteurs de pouvoir se repérer facilement dans vos locaux et ce dès leur entrée au sein de l’entreprise. Pour cela, il est primordial de mettre en place une signalétique lisible, visible et compréhensible pour l’ensemble de vos visiteurs à commencer par des panneaux directionnels et une bonne identification des différents lieux de votre société. N’oubliez pas non plus la sécurité avec la signalisation incendie, d’évacuation etc. Pensez également au marquage au sol pour mettre en place une zone de confidentialité par exemple.
L’accessibilité
Un hall d’accueil agréable oui mais n’oubliez pas non plus de le rendre accessible à tous. Pensez notamment à équiper si nécessaire votre entrée d’une rampe d’accès pmr pour le passage d’un fauteuil roulant. Pensez à la signalétique en braille et à la bande d’aide à l’orientation pour les personnes malvoyantes ou encore à la boucle magnétique à l’accueil pour les personnes malentendantes.
Suivez donc ces quelques conseils et votre hall d’accueil sera un lieu des plus agréables ! En poussant la porte de votre entreprise, vos visiteurs seront ravis d’être reçus dans les meilleures conditions et s’y sentiront à l’aise et rassurés.
